Portal Lengkap Dunia Marketing

FINANCIAL SERVICES

Pengadaan Barang & Jasa di Allianz Indonesia Transparan dan Junjung Akuntabilitas

Marketing.co.id – Berita Financial Services | Hasinah Jusuf, Director of Legal & Compliance Allianz Life Indonesia, dalam Webinar Global Integrity Marathon “Tantangan Pengadaan Berintegritas pada masa Covid-19” yang diselenggarakan oleh Alliance for Integrity dan Deutsche Gesselschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) baru-baru ini, menjelaskan bagaimana Allianz Indonesia dengan cepat mempelajari dan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi sejak pandemi melanda. “

“Dalam memenuhi kebutuhan internal, kami menyederhanakan proses pengadaan dengan tetap menjaga akuntabilitas perusahaan. Kami juga memastikan karyawan mematuhi aturan yang ada dan mengikuti seluruh proses yang diwajibkan. Strategi ini kami lakukan dengan mengedepankan integritas perusahaan serta sebagai perwujudan salah satu value dari corporate culture kami, yakni trust,” jelas Hasinah.

Di tengah masa pandemi Covid-19, Allianz Indonesia dalam kegiatan operasionalnya tetap membutuhkan pengadaan barang dan jasa, bahkan kebutuhannya meningkat dan memerlukan proses yang cepat.

Baca juga: Cara Tingkatkan Efisiensi dan Transparansi Kerja HR

Allianz Life Indonesia at Global Integrity Marathon

Hasinah Jusuf, Director of Legal & Compliance Allianz Life Indonesia menjelaskan bahwa perusahaan menyederhanakan proses procurement dengan tetap menjaga akuntabilitas perusahaan. Allianz Indonesia juga memastikan karyawan mematuhi aturan yang ada dan mengikuti seluruh proses yang diwajibkan. Strategi ini dilakukan dengan mengedepankan integritas perusahaan serta sebagai perwujudan salah satu value dari corporate culture, yakni TRUST.

Proses pengadaan di Allianz Indonesia sepenuhnya menggunakan sistem digital, sehingga secara proses serta tingkat layanan (SLA) yang disepakati dengan vendor tetap dapat terpenuhi dengan baik. Kualitas atas produk barang dan jasa tetap merupakan prioritas utama meskipun dengan kondisi saat ini.

Ketika Allianz Indonesia menerapkan work from home (WFH), tim Procurement menjaga koordinasi dan komunikasi yang baik dengan vendor agar mendapat informasi yang lengkap dan akurat atas suatu barang dan jasa yang diperlukan, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Proses pembayaran juga salah satu hal yang krusial dan erat kaitannya dengan kepercayaan (trust) kepada Allianz Indonesia. Oleh karena itu, Allianz Indonesia tetap menjaga tingkat layanan dan ketepatan waktu pembayaran dengan seluruh vendor.

Perusahaan juga memastikan pemilihan vendor yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan jasa maupun pengadaan barang yang diperlukan oleh Allianz Indonesia sudah melalui proses seleksi serta melihat historikal reputasi dan kredibilitas vendor tersebut.

Dari sisi volume transaksi, pengadaan di Allianz Indonesia sampai dengan periode Juni 2020 tidak mengalami perubahan signifikan dibandingkan periode yang sama pada tahun sebelumnya. Sampai dengan Juni 2020 terdapat sebanyak 1.230 transaksi dengan nilai total mencapai Rp160 miliar, sementara pada periode yang sama pada tahun 2019 volume transaksi pengadaan, yaitu sebanyak 1.314 transaksi dengan dengan nilai transaksi sebesar Rp147 miliar.

Penurunan jumlah transaksi terjadi karena menyesuaikan kebijakan perusahaan untuk meninjau ulang rencana pengadaan atas proyek-proyek terutama yang mengalami dampak langsung dari Covid-19, sementara kenaikan nilai transaksi disebabkan adanya pengadaan skala besar atas sarana penunjang operasional terkait kebijakan WFH.

“Dalam menghadapi situasi di tengah pandemi ini, perusahaan diharuskan bergerak cepat dan fleksibel, terutama dalam hal pengadaan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memahami situasi dan kondisi yang berubah sangat cepat agar dapat membuat perencanaan (planning), pelaksanaan, kemudian melakukan monitoring untuk melengkapi seluruh proses yang tetap sesuai dengan prosedur. Kami melakukan penyederhanaan proses, namun tetap berpegang teguh pada integritas dan akuntibilitas,” kata Hasinah.

Baca jugaPebisnis Indonesia Andalkan Empat hal untuk Ketahanan Menghadapi Pandemi

Untuk memitigasi kemungkinan penyalahgunaan dalam proses pengadaan, Allianz Indonesia tetap menjalankan beberapa prosedur. Pertama, melakukan penyaringan integritas pemasok secara digital. Kedua, Awareness campaign terkait penerimaan hadiah dimana harus diberitahukan dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari departemen Compliance. Karyawan juga diharuskan membuat deklarasi tahunan bahwa mereka tidak menerima hadiah atau hiburan atau undangan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan.

Ketiga, Awareness campaign kepada vendor bahwa Allianz Indonesia dan karyawannya tidak diperbolehkan untuk menerima hadiah/hiburan dari vendor. Keempat, terdapat klausul anti penyuapan sebagai klausul standar yang wajib dicantumkan untuk setiap perjanjian Allianz Indonesia beserta sanksinya.

Marketing: Portal Berita Marketing dan Berita Bisnis

Click to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

To Top