www.marketing.co.id – Selalu dekat dengan pekerjaan? Beberapa orang pasti langsung mengatakan, “Wah, buat apa? Makin susah saja liburan saya nanti!”
Tapi tenang dulu. Maksud artikel ini bukanlah membuat Anda dikejar-kejar pekerjaan, melainkan untuk memudahkan. Apalagi kalau Anda memang mencintai pekerjaan Anda, maka judul artikel ini setidaknya akan membuat Anda tertarik. Lagi pula, siapa sih yang tidak ingin terus berdekatan dengan “yang dicintai”?
Pada masa liburan, umumnya orang pergi mengunjungi tempat-tempat tertentu. Tetapi, banyak juga profesional yang sering bepergian justru pada saat mereka bekerja. Kedengarannya asyik? Bagi kebanyakan orang hal ini memang mengasyikan karena pekerjaan dan liburan bisa dijadikan satu.
Jika Anda seorang profesional muda yang “mobile”, manfaatkanlah waktu di jalan ataupun di perjalanan semaksimal mungkin. Manajemen waktu yang baik akan memberikan hasil baik pada produktivitas Anda, yang sangat dipengaruhi oleh perencanaan dan seberapa baik Anda merawat diri sendiri. Segeralah aplikasikan tips-tips berikut dalam aksi nyata.
Rencanakan Rute dan Sarana Transportasi
Jangan pernah menunda sesuatu hingga menit-menit terakhir. Budaya menunda ini sangat kental di negara kita. Tapi tidak semua budaya harus dilestarikan. Bila waktu semakin sempit, semakin besar kemungkinan terjadi masalah di luar dugaan, misalnya lupa membawa sesuatu atau ketinggalan pesawat. Jangan ulangi kebodohan sewaktu sekolah dulu. Ketahui tempat tujuan Anda, dan rencanakan bagaimana Anda bisa sampai ke sana.
Penting juga untuk mempelajari bagaimana Anda bisa sampai pada lokasi meeting dan bagaimana tempatnya. Rencanakan tempat tinggal sementara Anda. Bila memungkinkan, tidak ada salahnya menyewa kendaraan agar tidak terlambat menemui klien penting.
Buatlah jadwal, dan usahakan untuk memadatkannya, bukan melonggarkannya. Contoh, bila Anda bisa terbang pada malam hari, maka itu lebih baik daripada terbang pada jam kerja dan kehilangan waktu berharga untuk menemui klien.
Pastikan Ada yang Mengetahui Rencana Perjalanan Anda
Bila sedang dalam perjalanan, rekan-rekan kerja perlu diberitahu lokasi dan rencana Anda. Beritahu mereka bila kepergian Anda tertunda, durasi perjalanan, dan apakah ada masalah dalam perjalanan atau tidak. Walaupun tampaknya membosankan, tapi ini penting untuk membuat Anda mudah dihubungi jika ada sesuatu yang urgent.
Anda mungkin tipe orang yang tidak suka memberitahukan orangtua Anda kemana dan apa yang dilakukan bila sedang di luar rumah. Tetapi, bahkan seorang agen rahasia pun memberitahukan posisi dan rencananya kepada pihak tertentu. Hal ini perlu agar orang lain juga bisa membuat rencana yang berhubungan dengan Anda. Mereka akan tahu apa yang harus diperbuat, apa yang harus disesuaikan, dan ini semua demi kelancaran pekerjaan karena Anda tidak bekerja seorang diri. Intinya, jangan membuat orang lain menjadi susah gara-gara Anda.
Lalu bagaimana caranya? Gunakan semua perangkat yang berbau “online”. Perangkat tersebut mampu mengatasi masalah jarak dan waktu.
Siapa yang “In-Charge” Sewaktu Anda Tidak di Tempat?
Anda harus tahu siapa saja yang bertanggungjawab pada tugasnya masing-masing apabila Anda sedang tidak di tempat. Beritahukan dan rencanakan hal ini sebelumnya. Anda tidak akan punya waktu yang cukup untuk memberitahukan semua pihak tentang semua pekerjaan, jadwal atau pesan.
Jadi gunakan jasa resepsionis hotel, front desk, pengawas atau pihak security. Mereka akan menyampaikan pesan dan informasi dengan cepat dan baik. Tinggalkan juga pesan di telepon Anda. Buka semua channel informasi sebanyak mungkin, dan gunakan fasilitas informasi seperti sarana faks di hotel. Gunakan jasa front desk sebagai pusat komunikasi. Ketahui sejak dini apa saja fasilitas yang ada di hotel Anda. Apakah ada akses internet? Bila tidak, apakah mereka memiliki ISP yang dapat Anda hubungi?
Jangan Jauh-jauh dari Daftar Kontak Anda
Apa pun sarana yang Anda gunakan, pastikan daftar kontak Anda bisa diakses dengan cepat, kapan saja, di mana saja. Pasti ada saatnya Anda butuh menghubungi orang lain sewaktu Anda tidak berada di kantor. Baterai ponsel Anda mungkin bisa habis, maka sediakanlah backup atau charger-nya. Daftar kontak yang sering dan penting untuk dihubungi mungkin perlu dicetak dalam bentuk hard copy. Kemudian taruhlah di tempat yang mudah dijangkau. Anda tentunya tidak ingin terlihat konyol merogoh-rogoh kantung dan ternyata tidak menemukan apa-apa. Have your list of contacts close at hand.
Buat Backup untuk Semua Hal Penting
Banyak kecelakaan yang bisa terjadi—seperti korsleting, laptop terjatuh, bagasi hilang, dan lain-lain. Untuk menghindari hilangnya data dan informasi penting, pastikan Anda punya backup. Pertimbangkan pula backup secara online yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Bawa Bahan Presentasi dalam Bentuk Hard Copy
Jangan biarkan masalah teknis mengacaukan perjalanan Anda. Selalu persiapkan dan bawa bentuk hard copy dari bahan-bahan materi presentasi Anda. Dengan begini, Anda masih bisa membawakan presentasi apa pun yang terjadi dengan komputer atau peralatan digital yang ada.
Makan dengan Benar dan Teratur
Karena Anda jauh dari rumah, bukan berarti Anda bisa makan seperti remaja yang kelaparan. Banyak orang cenderung makan sembarangan bila berada di jalan. Mereka lebih memilih makanan yang cepat dan mudah dibawa. Bila Anda biasanya makan teratur di rumah, maka perubahan diet macam ini bisa membuat Anda cepat lelah dan lesu.
Untuk menjaga stamina, bawalah makanan ringan selama perjalanan supaya tidak terlalu lapar dan konsumsilah buah-buahan segar yang biasanya disediakan di hotel. Lalu bila tiba saatnya makan, barulah makan sesuai porsi Anda. Jangan korbankan waktu makan dengan aktivitas yang lain.
Pilihlah Gadget yang Sesuai dengan Anda
Belum tentu semua orang harus memakai gadget yang sama. Memang benar laptop makin lama makin slim dan kecil, tetapi bila Anda tidak butuh laptop, maka mungkin PDA atau smartphone merupakan pilihan yang lebih baik. Pemilihan gadget harus didasarkan pada kebutuhan, dan bukan pada gaya dan harga. Intinya, semakin terbiasa dan nyaman Anda dalam menggunakannya, maka semakin baik. Jadi, pertanyaan pertama dalam memilih gadget adalah: “Fitur-fitur apa yang saya perlukan?” Biasanya kebutuhan utama adalah untuk komunikasi.
Bawa “Mainan” Kesukaan Anda
Walaupun suasana berubah dan dinamis, mungkin ada saatnya Anda punya waktu luang atau kesempatan. Jangan sia-siakan ini. Bawalah “benda” favorit Anda, apa pun itu. Bisa jadi berupa gadget kesayangan, kamera, game sampai kartu kredit untuk belanja. Intinya bawa sesuatu untuk melakukan hobi Anda, apa pun itu.
Demikian setiap perjalanan adalah sebuah misi yang mempunyai tujuan. Setiap profesional yang mobile dituntut untuk memiliki persiapan dan stamina yang lebih. Setiap perjalanan bisnis bisa jadi sangat melelahkan, menguras tenaga dan pikiran. Jadi tergantung diri Anda masing-masing, bagaimana membuat hal ini menjadi fun dan menghasilkan produktivitas yang tinggi. (Ivan Mulyadi – dari berbagai sumber)
