Dalam artikel ini Anda akan mengetahui penjelasan dan cara membuat invoice secara online
Marketing.co.id – Berita Financial Services | Invoice merupakan salah satu instrumen bisnis yang mampu menjaga keberlangsungan suatu perusahaan. Sehingga, dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli terdapat berbagai informasi dari harga hingga tanggal pembayaran.
Lantas, apa sih bedanya invoice dengan nota atau kwitansi. Perbedaan paling sederhana untuk dipahami adalah bahwa invoice dapat digunakan sebagai dokumen pajak, sedangkan nota atau kwitansi tidak.
Sementara itu, fungsi utama invoice adalah sebagai dokumen tagihan yang sah yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. Selain itu, invoice yang belum dibayar juga dapat digunakan sebagai dokumen atau letter of credit untuk perusahaan penerbit.
Jenis InvoiceÂ
1. Invoice proforma
Invoice ini merupakan faktur sementara karena biasanya dikeluarkan pada saat penyerahan produk atau pekerjaan proyek belum sepenuhnya selesai. Faktur proforma akan diganti dengan faktur asli yang akan dikirim ke pekerjaan yang sudah selesai.
2. Invoice biasaÂ
Faktur reguler atau standar adalah jenis faktur yang paling umum digunakan. Faktur ini memiliki format atau komponen yang sederhana seperti nama barang, jumlah, dan harga jual.
3. Invoice konsulerÂ
Faktur jenis ini dapat dikatakan sebagai invoice ekslusif karena hanya digunakan untuk transaksi jual beli antar negara. Hal yang perlu diingat adalah bahwa invoice ini harus mendapatkan persetujuan dari bank di kedua negara yang melakukan transaksi.
Jika kedua negara tidak memperoleh persetujuan atau ratifikasi, dikhawatirkan produk yang dikirim akan mengalami kesulitan saat sampai di negara tujuan.
Komponen InvoiceÂ
Sebuah dokumen dapat disebut faktur jika berisi komponen-komponen berikut:
1. Terdapat KopÂ
2. Tempat dan Tanggal FakturÂ
3. Rincian pembeli: Detail pembeli termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dll.
4. Nomor seri faktur: Keberadaan nomor seri pada sebuah invoice sangat penting untuk menjadi pembeda antara invoice yang satu dengan yang lainnya. Biasanya, nomor seri faktur mencakup deskripsi nomor transaksi, kode penagihan, bulan penagihan, dan tahun. Sebenarnya tidak ada aturan baku mengenai penomoran invoice, namun pada umumnya informasi ini digunakan sebagai nomor invoice. Contoh nomor faktur: 123 / INV-ABC / X / 21
5. Nomor pesanan pembelian (order pembelian). Pesanan pembelian adalah dokumen pembelian atau pesanan yang dikirim oleh pembeli kepada penjual. Dokumen pesanan pembelian biasanya memiliki nomor seri, serta informasi produk, harga, dan jumlah barang yang dipesan.
Untuk menagih konsumen, penjual biasanya mengirimkan faktur bersama dengan salinan pesanan pembelian. Untuk memudahkan dokumen yang tidak membingungkan, nomor pesanan pembelian akan ditampilkan pada faktur
6. Nomor pesanan perjalanan / Pesanan pengiriman. Ketika penjual mengirimkan produk kepada pembeli, penjual akan menyertakan dokumen perjalanan yang berfungsi ganda sebagai tanda terima. Pembeli akan memverifikasi jumlah atau jenis barang yang tertulis pada dokumen pengangkutan bersama dengan barang yang tiba.
Seperti pesanan pembelian, salinan dokumen perjalanan ini juga akan dilampirkan bersama dengan salinan pesanan pembelian dan nomor dokumen perjalanan yang akan dilaporkan pada faktur.
Cara Membuat Invoice Online
Bagi Anda yang baru terjun di dunia bisnis tentu akan bingung bagaimana cara membuat invoice secara online. Tetapi kemajuan teknologi zaman sekarang membuat hal tersebut menjadi lebih mudah. Karena, sekarang ini banyak contoh invoice yang bisa Anda contoh di dunia maya.
Tak hanya itu, sekarang ini banyak aplikasi kasir yang telah memfasilitasi dengan fitur invoice, salah satunya adalah majoo. Aplikasi kasir yang banyak digunakan pengusaha ini memberikan invoice online gratis jika Anda berlangganan dengan aplikasi kasir tersebut.
Sebelum membahas bagaimana membuat faktur online, alangkah baiknya jika terlebih dahulu mengetahui kenapa dalam bisnis Anda harus membuat faktur, diantaranya adalah:
1. Menyimpan catatan penjualan
Hal-hal yang sudah pasti tercantum pada invoice memudahkan dalam melakukan pencatatan penjualan. Faktur berisi informasi penting seperti waktu transaksi, identitas penjual, daftar produk atau layanan, jumlah pajak, dan identitas pembeli.
Data invoice memudahkan penjual dan pembeli ketika ada masalah dengan transaksi yang sedang berlangsung.
2. Lindungi penjual secara legal
Secara hukum, invoice berfungsi sebagai kesepakatan antara penjual dan pembeli. Tagihan melindungi pemilik usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak patut. Dengan faktur, terdapat bukti bahwa pengusaha telah menyediakan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu.
Oleh karena itu, faktur dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari pelanggan sangat penting bagi perusahaan karena menggambarkan kesepakatan antara perusahaan dan pelanggan. Tanpa faktur, tidak ada jejak bahwa penjualan telah terjadi, yang dapat memicu perselisihan.
3. Sederhanakan manajemen pajak
Untuk memudahkan pengelolaan pajak, perusahaan perlu membuat faktur penjualan. Pemilik usaha kecil sering disarankan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan transaksi yang sedang berlangsung, termasuk faktur. Intinya, akan lebih mudah bagi perusahaan untuk mengajukan pengembalian pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan dengan benar, dan menghindari audit.
Cara membuat faktur online
Di masa lalu, faktur dicetak di atas kertas dan dibuat beberapa salinan sehingga perusahaan dan pelanggan memiliki dokumen yang berkaitan dengan transaksi. Saat ini, faktur digital paling banyak digunakan.
Kemudian, dokumen digital dicetak hanya pada saat dibutuhkan, selebihnya tagihan dikirim melalui email ke pihak terkait. Catatan elektronik seperti ini juga memudahkan pencarian dan pengurutan transaksi pada tanggal tertentu.
Berikut beberapa cara membuat invoice online:Â
1. Penggunaan plugin WordPress
Untuk pengusaha dengan situs berbasis WordPress, Anda dapat menggunakan berbagai opsi plugin WordPress. Plugin ini memungkinkan Anda membuat faktur dalam waktu yang lebih singkat dan dengan cara yang lebih sederhana.
Beberapa plugin gratis yang dapat Anda pilih adalah: Sprout Invoice, WooCommerce Pdf Invoice & Packing Slips, WP-Invoice, Invoice King Pro, Sprinvoice.
2. Penggunaan platform online
Anda juga bisa menggunakan platform editing yang sudah menyediakan template invoice. Contohnya meliputi: Canva, Sleekr, atau Invoice Quick. Meskipun memiliki banyak pilihan template invoice yang dapat Anda gunakan, namun menggunakan platform ini akan memakan waktu yang lama jika perlu membuat banyak invoice dalam waktu yang singkat.
3. Penggunaan perangkat lunak akuntansi
Aplikasi kasir sekarang ini sangat banyak di internet. Salah satu rekomendasi adalah majoo Indonesia. Dimana aplikasi ini memberikan fitur yang sangat lengkap, salah satunya adalah fitur invoice secara online.
Majoo sebagai aplikasi akuntansi juga dapat digunakan untuk mencetak faktur penjualan. Manfaat menggunakan software akuntansi adalah Anda memiliki data pelanggan dan riwayat pelanggan. Selain itu, faktur juga dapat dicetak dan dikirim langsung ke pelanggan.
Anda juga dapat memeriksa atau membuat pengingat untuk setiap faktur pelanggan dan mencetak tanda terima pembayaran. Faktur memegang peranan penting dalam bisnis, sehingga sangat penting untuk mengetahui cara membuat faktur yang benar.
Itulah beberapa penjelasan terkait invoice dan bagaimana membuat invoice secara online sehingga dapat membantu salah satu pekerjaan admisnistrasi dalam bisnis Anda.
