Marketing.co.id– “Resah dan gelisah… “ Itulah sepenggal syair lagu karangan Oddy Agam dua windu yang lalu. Namun, lagu tersebut ternyata bisa menjadi jargon tak tersampaikan dari pimpinan jajaran penjualan dalam mengelola timnya. Selain kinerja yang kurang menggembirakan alias tidak sesuai harapan, tingkat turn over mereka juga tidak kunjung membaik, belum lagi keluh-kesah saat pertemuan pagi maupun pertemuan informal saat santai atau ngobrol iseng.
Berubah Menjadi Human Assets
Seorang pimpinan penjualan yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola tim penjualan, kiranya perlu lebih memahami bukan hanya marketing activity dan sales strategy, tapi kompetensi dari tim penjualan itu harus dikelola lebih baik. Sebab, jajaran penjual bukan lagi dikategorikan dengan konsep Human Resources Development semata, melainkan sudah bergeser menjadi “human assets”. Karena pergeseran inilah (jajaran penjual dianggap sebagai aset), maka kita sebagai pimpinan sudah perlu memahami prinsip, metode dan bagaimana kiat-kiat melakukan penilaian kinerja tim penjualan dan tehnik umpan baliknya.
Ada beberapa langkah awal yang perlu dilakukan dalam melakukan proses umpan balik. Pertama, perlunya pemantapan manajemen penjualan yang bersifat sistem, manusia dan sarana pendukung dari total operasi tim penjualan. Dari sinilah kita beranjak ke langkah kedua, yaitu menentukan standar sasaran yang ingin dicapai baik harian, mingguan, bulanan, kuartal, semester hingga jangka waktu tertentu. Ketiga, yang menjadi tolok ukur standar sasaran tadi adalah sistem penilaian kinerja yang biasa dikenal di banyak perusahaan dengan istilah KPI (Key Performance Indicator). KPI ini sebaiknya terdiri dari sekurang-kurangnya 4 elemen dan maksimum 8 elemen, agar di dalam melakukan evaluasi kinerja dapat lebih fokus. Sistem KPI yang baik perlu memperhatikan 2 (dua) faktor, yaitu: pengukuran dengan melihat end result/ hasil akhir (seperti pencapaian penjualan, pertumbuhan, atau rasio pencapaian penjualan) dan proses kerja (seperti jumlah kunjungan, kunjungan efektif, unit per transaksi, frekuensi order, pengembangan pelanggan baru, rasio pelanggan aktif, volume per pelanggan, dan sebagainya). Kedua faktor tadi sangat penting dalam keseimbangan serta kekuatan hasil akhir dan proses.
Penilaian Secara Periodik
Di dalam proses meningkatkan standar kinerja jajaran penjual, secara klasik ada yang bersifat obyektif/terukur. Bobot ini perlu mendapatkan porsi yang dominan (hingga 90%) agar penilaian ini secara pasti dan bobot penilaian akhir sama bagi setiap individu yang dinilai. Ada juga yang bersifat subyektif. Misalnya penilaian hasil laporan, akurasi, absensi, kerapihan, dan lain-lain. Dalam hal subyektif sebaiknya bobot penilaian dalam sistem penilaian tidak lebih dari 10%.
Untuk meningkatkan efektivitas penilaian kinerja, diperlukan perencanaan secara bertahap yang akan sangat efektif. Hal itu berguna agar dalam periode tertentu seluruh sasaran yang ingin dituju dapat tercapai. Dan setiap semester KPI ini bisa saja dilakukan perubahan terhadap komponen yang dijadikan tolok ukurnya, disesuaikan dengan skala prioritas pencapaiannya. Tahap akhir dari penilaian prestasi kerja secara periodik ini dapat berkesinambungan, maka langkah reinforcement menjadi program selanjutnya—setelah masing-masing sasaran yang sudah ditentukan tadi mencapai batas minimal kinerja yang diharapkan. Kegiatan yang perlu dilakukan untuk reinforcement ini adalah pertama, dukungan pimpinan secara nyata, baik yang bersifat moral, konsistensi dan dana.
Kedua, selalu berorientasi ingin mencapai prestasi puncak namun terukur, beralasan tepat, bukan ilmu. Pokoknya harus bisa! Ketiga, jajaran penjualan adalah sebagai “human assets”, maka anggaran pelatihan dan jumlah hari untuk pelatihan tidak bisa ditawar lagi. Dari pengalaman dan analisis penulis, idealnya jumlah hari untuk mendapatkan pelatihan bagi para jajaran penjual dalam setahun adalah 8% per tahun. Namun realitanya angkanya masih berkisar antara 1-2% saja. Begitulah cermin yang ada. Sungguh menyedihkan!
Mindiarto Djugorahardjo, MBA, Senior Consultants& Trainer – FORCE ONE Selling & Distribution Consultant
