www.marketing.co.id – Melalui kolom ini beberapa waktu yang lalu pernah dipaparkan tema tulisan yang sama, yaitu manajemen waktu. Mengapa artikel kali ini masih membahas tema tersebut? Mudah-mudahan kita semua sepakat bahwa kemampuan mengelola waktu sangatlah penting untuk dikuasai oleh seorang manajer ataupun pemimpin di tingkat mana pun. Jika pada edisi pertama saya mengupas manajemen waktu dengan metode “costing time” dan “work priorities”, pada kesempatan kali ini akan dibahas metode “activity logs” dan “to-do lists”.
Metode Activity Logs
Metode ini mengajak kita melihat bagaimana seseorang benar-benar memanfaatkan aktivitas hariannya untuk kegiatan produktif.
Activity log membantu kita untuk menganalisis bagaimana seseorang menghabiskan waktunya. Pertama kali Anda menggunakan activity log, Anda mungkin akan terkejut melihat begitu banyak waktu terbuang untuk aktivitas yang sia-sia! Tanpa mencatat aktivitas seperti ini, sangat sulit bagi kita untuk mengingatnya jika ingin mengkaji atau mengelola aktivitas tersebut. Tanpa melakukannya, seseorang terlalu mudah untuk melupakan waktu yang sangat terbatas yang sering kali dihabiskan untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang tidak penting, seperti membaca junk mail, ngerumpi/bergosip, bersenda gurau di waktu kerja, tenggelam dalam games, membuat kopi, makan siang yang berlarut-larut, dan lain-lain.
Memulai Activity Log
Mencatat activity log untuk beberapa hari membantu Anda untuk memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu, dan saat-saat ketika Anda melakukan aktivitas yang baik. Pertama-tama, catatlah semua aktivitas harian Anda selama beberapa hari, tanpa dibuat-buat; hanya aktivitas harian apa adanya seperti biasa. Pada tahap awal ini, catatlah setiap aktivitas sekecil apa pun, bahkan ketika membuka email, bekerja, membuat kopi, bergosip dengan rekan kerja, atau apa pun, catatlah juga waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas tadi.
Tambahkan juga kolom “perasaan” di samping detail kegiatan Anda selama proses ini; apakah sebuah aktivitas menimbulkan perasaan waspada, datar, lelah, energik, dan lain-lain. Lakukan ini secara berkala sepanjang hari.
Belajar dari Log Anda
Setelah mencatat waktu untuk beberapa hari, analisis log. Kemungkinan besar Anda akan terkejut melihat banyaknya waktu yang sering kali dihabiskan untuk melakukan aktivitas yang tidak produktif dan bernilai rendah.
Poin kunci: activity log adalah alat bantu yang berguna untuk mengaudit cara Anda menggunakan waktu selama ini. Seberapa banyak waktu yang tersia-siakan selama ini akan terlihat jelas dari daftar yang secara konsisten kita isi. Setelah mengetahui hal ini, kita tersadarkan untuk mengelola waktu yang sangat terbatas tersebut, sehingga menjadi lebih efektif dan memberikan prioritas bagi aktivitas-aktivitas yang memberikan nilai tambah.
Dengan menganalisis activity log, Anda akan dapat mengidentifikasi dan meminimalisasi waktu yang terbuang cuma-cuma atau aktivitas yang memberikan hasil rendah. Anda juga akan mengetahui waktu Anda paling efektif, sehingga Anda dapat melaksanakan tugas-tugas yang paling penting di saat tersebut.
Metode To-Do Lists
Merupakan metode yang bertujuan untuk mengingatkan kita akan hal-hal penting yang harus dikerjakan dengan skala prioritas.
Cara menggunakannya: sebuah to-do list adalah daftar dari semua tugas yang Anda butuhkan untuk dilaksanakan. Ini menggabungkan semua pekerjaan yang harus Anda lakukan ke dalam satu daftar. Anda kemudian dapat memprioritaskan tugas-tugas ini ke dalam daftar urutan sesuai dengan skala kepentingan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas yang paling penting terlebih dahulu.
To-do list sangatlah penting ketika Anda harus melaksanakan sejumlah tugas yang berbeda atau berbagai jenis tugas, atau ketika Anda telah membuat sejumlah komitmen. Jika Anda sering kali lupa untuk mengerjakan beberapa tugas, Anda harus mulai menerapkan to-do list ini sesegera mungkin.
Walaupun sangat sederhana, metode ini sangatlah berguna, baik sebagai sebuah metode pengorganisasian diri sendiri atau sebagai alat bantu untuk mengurangi stres pekerjaan. Sering kali masalah mungkin tampak luar biasa atau Anda mungkin memiliki sejumlah besar tuntutan pada waktu Anda. Hal ini dapat membuat seseorang lepas kendali dan terbebani dengan pekerjaan.
Mempersiapkan To-Do List
Metode ini sangatlah sederhana: tuliskan tugas-tugas yang Anda hadapi saat ini, dan jika tugas-tugas tersebut adalah tugas besar, bagilah menjadi beberapa unsur penting. Jika unsur tadi masih terasa besar, bagi lagi menjadi beberapa bagian pekerjaan. Lakukan ini sampai Anda mendaftarkan segala aktivitas yang harus Anda lakukan. Tahap selanjutnya, berilah tanda di samping daftar tugas tadi sesuai dengan prioritasnya, mulai dari “A” (sangat penting), sampai dengan “F” (tidak penting). Jika terlalu banyak jumlah tugas yang memiliki prioritas “sangat penting”, cobalah untuk menyeleksi ulang tahap menyusun prioritas. Setelah Anda melakukan ini, tulis ulang daftar dalam urutan prioritas.
Dan kini Anda memiliki rencana tepat yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi. Anda akan menyelesaikan satu-persatu daftar kegiatan tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya. Hal ini memungkinkan Anda untuk memisahkan aktivitas penting dari aktivitas-aktivitas lainnya yang belum tentu penting, tetapi menghabiskan banyak waktu.
Menggunakan To-Do Lists Anda
Orang yang berbeda menggunakan to-do list dengan cara yang berbeda dalam situasi yang berbeda pula. Jika Anda berperan dalam bidang penjualan, cara yang baik untuk memotivasi diri adalah dengan menjaga daftar kegiatan Anda relatif pendek, tujuannya agar dapat diselesaikan setiap hari. Dalam peran operasional, atau jika Anda diberikan tugas yang besar atau aktivitas yang terkait dengan divisi lain, mungkin lebih baik untuk membuat sebuah daftar yang lebih panjang.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin akan sering membawa sebuah pekerjaan yang cukup penting di dalam daftar to-do list yang satu ke daftar to-do list lain, karena belum terlaksana hingga beberapa bulan lamanya. Hal tersebut sering kali terjadi karena Anda memberikan penilaian prioritas yang cukup rendah untuk pekerjaan ini. Hasilnya, pekerjaan tersebut tidak pernah dikerjakan karena selalu tertumpuk oleh pekerjaan lain, yang memiliki tingkat prioritas lebih tinggi. Yang dikhawatirkan dalam kondisi seperti ini adalah kita telah salah memberikan penilaian prioritas, karena itu kita bisa mengoreksinya dengan cara meningkatkan level prioritas pada pekerjaan tersebut.
Jika Anda belum pernah menggunakan to-do lists sebelumnya, cobalah sekarang juga, karena metode ini sudah sangat populer. Walaupun sederhana, metode ini dapat menjadikan seseorang menjadi pribadi yang benar-benar produktif dan efisien.
Poin kunci: membuat daftar prioritas dalam metode to-do list pada dasarnya penting untuk bekerja efisien. Jika kita terbiasa, menggunakan to-do list akan memberikan manfaat: mengingatkan kita untuk melaksanakan semua tugas yang diperlukan, menangani pekerjaan yang paling penting terlebih dahulu, dan tidak membuang waktu pada tugas-tugas sepele.
Untuk menyusun skala prioritas pada to-do list, buat daftar semua tugas yang Anda harus kerjakan. Tandai tingkat kepentingan tugas tersebut dengan prioritas dari “A” (sangat penting) sampai dengan “F” (tidak penting). Susun ulang urutan daftar tersebut, diawali dari pekerjaan yang sangat penting, lalu menurun ke pekerjaan yang tidak penting.
Semoga bermanfaat dan selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dengan implementasi berkualitas (quality implementation/QI). (Kevin Wu)
