www.marketing.co.id – Berdasarkan hasil pengamatan saya terhadap sebagian besar eksekutif di perusahaan ternama, ditemukan beberapa hal menarik, di antaranya adalah bagaimana mereka menjadi pemimpin yang efektif dengan kemampuan pengelolaan waktu yang efektif dan efisien. Mereka tidak memulai sebuah pekerjaan dengan mengalokasikan tugas detail mereka, tetapi mereka memulainya dengan mengukur alokasi waktu yang mereka miliki. Dengan demikian, mereka mampu mengelola keterbatasan yang ada dan memenggal aktivitas-aktivitas yang tidak penting, tapi menghabiskan banyak sumber daya. Sumber daya yang dimaksud termasuk waktu, perhatian, dan uang
Menurut Peter Drucker, ada tiga tahap mengembangkan kepemimpinan yang efektif. Pertama, mencatat waktu; kedua, mengelola waktu; dan ketiga, mengonsolidasikan waktu. Sehingga, inti sari dari pengelolaan waktu yang efektif adalah memangkas aktivitas yang tidak penting dan berorientasilah pada pencapaian hasil secara maksimal. Hal ini sangatlah penting, karena masih banyak orang terjebak pada aktivitas-aktivitas yang menghabiskan banyak waktu, tetapi tidak membawa mereka pada pencapaian hasil secara maksimal. Pendek kata, masih sedikit orang yang mampu mengelola dirinya sendiri untuk mengerjakan hal-hal penting di tengah impitan waktu yang sangat terbatas.
Ada banyak “tools” dalam pengelolaan waktu. Pada artikel kali ini, saya mengupas dua tools yang cukup populer dalam pengelolaan waktu. Tools tersebut kami sebut “costing time” dan “work priorities”
Metode “Costing Time”
Yang dimaksud dengan metode costing time adalah menghitung berapa nilai waktu seseorang. Tanpa menyadari nilai dari waktu dirinya, seseorang cenderung tidak menghargai waktu yang dia punyai. Atau bahkan seseorang sering kali mengham-burhamburkan” waktunya karena dianggap tidak berharga atau tidak memiliki nilai.
Cara menerapkan metode ini adalah; pertama-tama, Anda perlu menghitung hasil yang harus dicapai (target) dari pekerjaan Anda saat ini dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menuntaskannya. Sekadar contoh, jika saat ini Anda sedang menangani sebuah pekerjaan yang jika tuntas nanti bernilai Rp 10 juta dan pekerjaan tersebut membutuhkan waktu pengerjaan selama 1 minggu (5 hari kerja), maka nilai waktu Anda untuk mengerjakan proyek ini adalah Rp 10 juta : 5 hari : 8 (jam kerja per hari) = Rp 250.000 per jam. Ya! Inilah nilai waktu Anda. Jika terbiasa melakukan perhitungan dengan Metode ini, Anda akan terbantu untuk melihat apakah waktu Anda menguntungkan atau tidak.
Jika saat ini Anda adalah seorang profesional di sebuah perusahaan, perhitungkanlah juga jumlah uang yang Anda terima secara total, termasuk gaji tetap, bonus, pajak yang dibayari perusahaan, biaya penyewaan ruang Anda yang dibayari oleh perusahaan, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas lain yang juga dibayari oleh perusahaan. Dan jika semua biaya itu dijumlah, total tersebut adalah biaya waktu Anda. Sehingga tentu saja Anda diharapkan menghasilkan lebih dari total biaya yang dibayarkan secara rutin oleh perusahaan. Dan itulah nilai waktu Anda.
Sedangkan jika Anda adalah seorang entrepreneur, nilai waktu Anda diukur dari hasil per bulan yang bisa Anda peroleh dengan pekerjaan saat ini, lalu dibagi dengan jumlah waktu yang dihabiskan untuk mengerjakannya. Prinsip perhitungannya sama. Maka, Anda akan menemukan jumlah rupiah per jam diri Anda, dan angka tersebut adalah nilai waktu Anda.
Jika seseorang sering menggunakan metode ini untuk menghitung nilai waktunya, orang tersebut cenderung akan menghindari aktivitas-aktivitas tidak efektif yang menghabiskan banyak waktu, sehingga orang itu akan terbiasa mengerjakan sesuatu dengan sangat efektif dan efisien. Anda pun bisa mencobanya.
Metode “Work Priorities”
Metode kedua yang saya bagikan dalam tulisan ini adalah metode work priorities. Metode ini sangat tepat untuk memisahkan aktivitas-aktivitas yang menguras banyak waktu untuk dikerjakan, tetapi tidak berdampak banyak terhadap hasil yang ingin kita capai.
Bagian penting dari metode ini adalah memberikan perhatian penuh pada hal-hal yang benar-benar penting. Hal ini terdengar sederhana, akan tetapi masih banyak orang yang bekerja sangat keras sepanjang hari melakukan pekerjaan kecil yang sebenarnya tidak memengaruhi kualitas pekerjaan mereka.
Me tode ini terbagi menjadi tiga are a penting, yakni menitikberatkan perhatian padabidang-bidang yang diminati, memahami kekuatan dan kelemahan diri, dan memahami cara bekerja secara optimal pada bidang-bidang Anda. Menitikberatkan pada bidang-bidang yang kita minati.
Salah satu rahasia agar bisa memperoleh hasil yang efektif adalah menikmati detail pekerjaan yang sedang Anda kerjakan. Karena dengan menikmati proses, seseorang cenderung memberikan perhatian dan upaya maksimal padanya. Dan hal ini dampaknya akan terlihat pada hasil optimal yang diperoleh di kemudian hari.
Lalu, sering juga muncul pertanyaan lanjutan, bagaimana jika pekerjaan saat ini bukanlah sesuatu yang kita senangi, apakah kita tetap bisa menikmatinya? Ya, tentu saja tidak semua orang punya nasib baik untuk bisa benar-benar pada bidang yang digemari. Sebagai contoh, jika Anda senang memancing, dan saat ini bekerja pada bidang yang sama sekali tidak berhubungan dengan dunia pancing, apakah Anda masih bisa mencintai bidang pekerjaan tersebut? Tentu saja bisa. Mencintai pekerjaan bukanlah sebuah hal yang mustahil, di bidang apa pun Anda bekerja saat ini. Mencintai pekerjaan adalah masalah pilihan. Cukup taruhlah “hati” Anda di sana, maka semua kesenangan dan kenikmatan bekerja akan Anda dapatkan.
Menitikberatkan pada Bidang-bidang yang Menjadi Kekuatan dan Kelebihan Kita
Pertama-tama kita bisa memetakan kekuatan dan kelemahan diri kita sendiri, lakukan dengan jujur dan terbuka. Maka, kita bias melihat banyak sekali hal yang terdapat di dalam diri kita yang bias dikagumi orang lain. Kelebihan-kelebihan ini jika digunakan secara tepat pada aktivitas sehari-hari akan menghasilkan karya luar biasa. Dengan pola ini tentu saja Anda juga harus terbuka akan kekurangan diri. Semakin jujur dan terbuka melihat kekurangan diri, maka bukan kelemahan yang akan Anda dapatkan, tetapi sikap penerimaan diri (acceptance) yang nanti akan menjadi kekuatan. Karena citra diri yang sehat bukan hanya mengagumi kelebihan yang ada di dalam diri kita sendiri, melainkan juga menerima semua kekurangan kita.
Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan dalam diri, Anda akan jauh lebih efektif mengerjakan aktivitas harian. Caranya dengan mengerjakan secara sungguh-sungguh hal-hal yang sesuai dengan kekuatan diri tersebut. Dan untuk bidang-bidang yang merupakan kekurangan, Anda bisa mendelegasikannya, bisa memberikan perhatian lebih dengan cara melatih sedikit demi sedikit, agar kelemahan tersebut bisa perlahan-lahan berkurang, dan lain sebagainya.’
Memahami Cara Kerja Optimal pada Bidang Anda
Setiap bidang pekerjaan tentu punya cara-cara khusus untuk menghasilkan output yang optimal. Metode ini mengajak Anda untuk mengenali aturan-aturan sehingga penggunaan waktu Anda akan jauh lebih efisien daripada mereka yang bekerja tidak sesuai dengan aturan tersebut.
Untuk dapat menerapkan metode ini, ada beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan panduan, antara lain; Apa tujuan akhir dari pekerjaan yang sedang saya lakukan saat ini? Apa ukuran keberhasilan dari pekerjaan ini? Apa yang dianggap “luar biasa” dalam bidang pekerjaan Anda saat ini? Apakah ada prioritas dan batas waktu pengerjaannya? Apa saja sumber daya pendukung yang tersedia saat ini? Seberapa besar biaya yang ditoleransi oleh tim atau pimpinan? Bagaimana pekerjaan saya saat ini berhubungan dengan pihak lainnya?
Jika Anda memiliki jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan tahu bagaimana melakukan pekerjaan Anda secara tepat dengan cara yang benar. Jika Anda tahu patokan kinerja yang luar biasa, Anda dapat merencanakan untuk mencapainya dengan menggunakan semua sumber daya yang tersedia.
Semoga bermanfaat dan selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dengan implementasi berkualitas. (Kevin Wu)
