Marketing.co.id – Berita UMKM| Memperoleh untung maksimal dengan usaha minimal adalah mantra bisnis masa kini. Para pemimpin C-level menuntut efisiensi tinggi, sementara para CFO berlomba-lomba menekan biaya. Di sisi lain, pelanggan dan karyawan ingin mendapatkan pengalaman yang memuaskan. Mampu atau tidaknya Anda menjadi Outperformer yang melampaui semua ekspektasi ini sangatlah bergantung pada operasional keuangan yang merupakan bagian penting dan berpengaruh dalam setiap aspek bisnis Anda.
Baca Juga: Solusi Praktis Melalui Automasi
Contohnya, jika terdapat kekeliruan pada data master penting, hal ini akan berdampak negatif terhadap kualitas tingkat layanan, sekaligus reputasi divisi keuangan dan pembelian. Jika proses bisnis tidak dapat dipantau secara langsung dengan akurat dan tepat waktu, transparansi tidak akan tercapai. Akibatnya, aspek kepatuhan menjadi lebih sulit dan lambat untuk dikelola. Kombinasi berbagai faktor ini mempersulit Anda memenuhi keinginan para eksekutif, CFO, pelanggan, dan vendor.
Itulah sebabnya automasi proses keuangan menjadi kunci dalam mencapai efisiensi operasional, sekaligus dalam bisnis Anda secara keseluruhan. Bahkan usaha kecil dan menengah sekalipun kini berinvestasi pada automasi proses, seperti SAP, untuk mengoptimalkan proses keuangan dalam sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) mereka.
Umumnya, utang dagang (accounts payable/AP) menjadi proses keuangan pertama yang diautomasi. Seperti banyak proses keuangan lainnya, AP masih dibanjiri banyak sekali kertas dan tugas yang harus dikerjakan secara manual. Karena alasan inilah, setelah AP diautomasi, manfaatnya akan langsung terasa. Hal ini memotivasi perusahaan untuk segera memikirkan proses keuangan lain yang dapat mereka optimalkan. Namun, para Outperformer tahu betul bahwa pendekatan yang akan menghasilkan keuntungan maksimal adalah mengautomasi seluruh rantai proses pembelian hingga pembayaran (purchase-to-pay/P2P) perusahaan.
Baca Juga: Automasi Marketing Berorientasi Pelanggan
Mengapa begitu? Mari kita telaah manfaat apa saja yang bisa diperoleh dari automasi proses transaksi berbasis dokumen pada sistem ERP SAP – baik untuk AP maupun area lainnya.
Keunggulan dari automasi level tinggi
Kita tidak perlu jauh-jauh mencari contoh bagaimana automasi hulu ke hilir mampu memangkas kebutuhan pekerjaan manual, menghemat biaya, dan meningkatkan efisiensi proses. Perusahaan dengan automasi level tinggi menjadi bukti tak terbantahkan keunggulan pendekatan Outperformer ini.
Menurut riset Shared Services Link dan Kofax, hanya 12% perusahaan dengan level automasi tinggi yang memproses tagihan mereka secara manual, sementara angka ini mencapai 74% pada perusahaan dengan automasi level rendah. Selain itu, di antara perusahaan-perusahaan dengan automasi tingkat tinggi, hanya 41% yang mengalami masalah dengan pesanan pembelian, 24% yang kesulitan memantau pengeluaran, dan 8% yang gagal memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.
Sebaliknya, perusahaan-perusahaan dengan automasi level rendah jauh lebih sering menghadapi masalah-masalah tersebut (dengan persentase masing-masing 68%, 23%, dan 24%).
Di era ketika automasi proses merupakan kebutuhan mendasar, perusahaan yang mengoptimalkan seluruh proses bisnisnya memiliki keunggulan yang nyata. Perusahaan-perusahaan “best-in-class,” atau yang terbaik di bidangnya, tidak hanya menjadi lebih kompetitif, tetapi juga menghemat waktu dan sumber daya melalui automasi level tinggi.
Saat kita membandingkan perusahaan-perusahaan “best-in-class” dengan perusahaan-perusahaan biasa, akan terlihat perbedaan yang mencolok. Menurut Ardent Partners, perusahaan “best-in-class” memproses 57,1% seluruh tagihannya tanpa ada intervensi manual, atau “straight-through processing” (STP), dalam waktu hanya 3,9 hari dengan total biaya US$2,87 per tagihan. Sebaliknya, ditemukan perbedaan signifikan pada perusahaan dengan level automasi rendah. Hanya 16,1% tagihan diproses secara STP, dan satu tagihan memerlukan waktu 17,1 hari untuk diselesaikan serta memakan biaya US$15,38. Selain itu, perusahaan“best-in-class” juga menikmati biaya pemrosesan tagihan yang 81% lebih rendah dan siklus waktu pemrosesan tagihan yang 77% lebih cepat.
Optimalisasi ERP
Alasan lain pendekatan Outperformer layak diikuti adalah untuk meningkatkan imbal hasil perangkat lunak ERP. Banyak perusahaan belum sepenuhnya memaksimalkan investasi mereka pada perangkat lunak ERP, misalnya SAP, sehingga masih banyak peluang tersembunyi yang bisa dimanfaatkan.
“ERP belum dioptimalkan untuk semua aktivitas kompleks yang berjalan saat ini, contohnya mencocokkan tagihan cetak atau elektronik dengan data master pemasok, pesanan pembelian, pengiriman, pajak, dan data diskon,” perusahaan konsultan The Hackett Group menyatakan. “Karena mengganti ERP warisan bisa jadi sangat mahal, perusahaan sering kali memilih untuk melengkapi sistem yang sudah ada dengan sistem manajemen dokumen.”
Baca Juga: Bukan TKA, Teknologi Adalah Ancaman Utama Tenaga Kerja Indonesia
Proses kerja manual yang berbasis kertas menyebabkan tim keuangan sulit memenuhi target kinerja volume yang ditetapkan CFO mereka. Tanpa automasi, target tinggi pemrosesan tagihan dan pembayaran dari nol sangat berat untuk dicapai. Lihat lagi poin-poin kendala yang dibahas di atas. Setiap kali proses terhambat karena ada kekeliruan nomor PO, ketidakcocokan pada tagihan, atau terlewat diskon pembayaran lebih awal, proses akan jauh melambat – atau bahkan terhenti sama sekali.
Salah satu pilihan yang tersedia adalah menggunakan solusi tambahan (add-on) bersertifikasi yang menyediakan platform perangkat lunak tunggal untuk mengautomasi rangkaian proses secara langsung dalam sistem ERP. Bagi para pengguna SAP, solusi ini menawarkan lebih dari sekadar integrasi dengan sistem ERP, yaitu tampilan dan pengalaman yang sama persis dengan transaksi SAP lainnya. Solusi ini bisa ditampilkan pada antarmuka pengguna grafis (Graphical User Interface/GUI) SAP, sehingga mereka yang bukan pengguna SAP pun dapat menikmati antarmuka yang intuitif dan tampilan real-time beban kerja, tugas yang belum selesai, arus dokumen masuk, transaksi yang sedang berjalan, dan validasi terkini terhadap data SAP. Solusi ini terbukti membantu pengguna mengefisienkan biaya, meningkatkan kendali proses keuangan, dan mempersingkat total waktu pemrosesan.
Kendali sempurna proses keuangan
Seperti ditunjukkan contoh-contoh di atas, memperluas automasi hingga mencakup seluruh rantai proses P2P termasuk AP akan membantu Anda mengendalikan proses keuangan di SAP dengan sempurna, mencapai efisiensi maksimal, dan meningkatkan imbal hasil. Baik baru saja dimulai ataupun berlanjut dari AP, strategi menyeluruh automasi proses keuangan hulu ke hilir akan memberikan Anda kemampuan untuk bekerja seperti di masa depan, saat ini juga.
Artikel ini dikirim dan ditulis oleh Zakir Ahmed, Senior Vice President & General Manager, Asia Pacific and Japan at Kofax.
Marketing.co.id: Portal Berita Marketing dan Berita Bisnis
