www.marketing.co.id – “Kurangi biaya!” Ini adalah seruan populer di antara manajer keuangan di masa-masa kelesuan ekonomi seperti sekarang. Dengan melambatnya bisnis dan menurunnya pendapatan, banyak perusahaan menemukan bahwa tindakan yang bijaksana (bahkan, terkadang satu-satunya pilihan) adalah dengan mengurangi biaya.
Kepala departemen dan manajer cabang di seluruh negeri diperintahkan untuk memikirkan sebanyak mungkin cara untuk mengurangi biaya. Beberapa melakukannya dengan bijaksana, tetapi beberapa lainnya terpaksa mengurangi biaya dengan melibatkan dan berdampak ke semua pihak.
Walaupun mengurangi biaya itu penting, bahkan sangat perlu di saat-saat tertentu, saya perlu mengingatkan bahwa seperti halnya sebuah diet untuk mengurangi berat badan, ada tiga macam cara untuk mengurangi biaya:
- Membakar Kalori
- Mengurangi Otot
Membakar Kalori
Membakar kalori adalah cara yang paling ideal untuk mengurangi berat badan. Anda mengonsumsi kombinasi makanan berprotein yang tepat, yang bisa mempercepat proses pembakaran dari lemak-lemak yang tak diinginkan dalam tubuh Anda. Sebagai hasil dari membakar lemak-lemak tersebut, berat badan Anda menjadi turun dan badan menjadi lebih segar.
Ini adalah cara untuk mengurangi biaya yang perlu Anda lakukan dalam perusahaan. Contoh-contoh dari tindakan mengurangi biaya yang cocok dengan metode “Membakar Kalori” di perusahaan adalah:
- Menghilangkan semua prosedur tidak berguna yang bisa mengurangi waktu Anda untuk dapat melayani pelanggan dengan baik.
- Menghilangkan stok/inventori yang tidak diperlukan lagi di gudang Anda.
- Ini mungkin saat yang tepat untuk mempertimbangkan pengurangan barang-barang slow-moving atau produk-produk yang sudah dalam tahap akhir di siklus kehidupannya. Ingatlah, tujuan untuk membakar kalori adalah:
- Supaya menjadi langsing dan ringan sehingga Anda bisa bertahan melalui masa-masa ekonomi sulit. Tetapi, yang lebih penting lagi,
- Untuk mempersiapkan perusahaan Anda supaya menjadi cukup ringan dan gesit dalam meraih posisi pertama untuk merebut peluang ketika situasi ekonomi pulih nantinya!
- Sedikit lebih ekstrim lagi adalah dengan serius mempertimbangkan untuk menutup beberapa cabang yang terus-menerus merugi dan tidak punya harapan/potensi meningkatkan pendapatannya (mungkin karena faktor demografi/kependudukan area tersebut telah berubah).
- Sudah jelas, dari contoh-contoh di atas, Anda bisa menarik kesimpulan bahwa ini adalah saat yang baik sekali untuk menyingkirkan karyawan-karyawan yang tidak bekerja dengan baik. Berikut adalah beberapa contoh dari siapa saja yang seharusnya ikut menjadi kandidat program “Perampingan/Pembakaran Kalori):
- Semua karyawan yang tidak pernah menunjukkan performa kerja yang baik (termasuk tenaga penjual).
- Semua karyawan yang keahliannya tidak lagi seimbang dengan gajinya. Ini berarti gaji mereka jauh lebih tinggi daripada kemampuannya. Mereka adalah karyawan yang telah lama bekerja dan gajinya bertambah seiring bertambahnya tahun, tetapi tidak berusaha untuk meningkatkan atau mengembangkan keahliannya. Dalam kondisi seperti ini, “memberikan pesangon untuk pensiun” mungkin tidak enak, tapi perlu dilakukan.
- Karyawan yang sebenarnya cukup kompeten, tetapi terus-menerus bersikap buruk dan menyebarkan pengaruh buruk pada karyawan lain. Ini adalah waktu yang bagus untuk menyingkirkan mereka.
Oke, stop membaca! Coba berpikir sejenak…
- Prosedur/kebijakan apa saja yang tidak diperlukan dan harus dihilangkan supaya tidak memperlambat waktu Anda dalam melayani pelanggan?
- Stok/inventori apa saja yang tidak diperlukan lagi dan harus disingkirkan dari gudang Anda?
- Barang-barang/produk slow-moving apa saja yang sudah berada di tahap akhir siklus kehidupan dan harus disingkirkan, atau paling tidak mulai dihapus secara bertahap?
- Bila perlu, pikirkan cabang mana yang perlu ditutup?
- Akhirnya, dengan melihat murni dari sudut pandang profesional, karyawan mana yang perlu Anda:
- Pecat dengan segera, dan
- Berikan pesangon dan mengeluarkannya?
Bila Anda masih bingung, maka saya punya beberapa kesimpulan:
- Anda belum berpikir cukup keras.
- Standar Anda terlalu rendah.
- Anda sama sekali tidak tahu apa yang sedang terjadi di perusahaan Anda, atau
- Selamat, Anda termasuk dalam semua hal di atas dan Anda adalah salah satu manajer yang paling efisien dan efektif! Hebat! Teruskan membaca…
Keuntungan dari program pembakaran kalori yang sukses adalah semua orang akan merasa lebih ringan, sehat, dan lebih gesit. Sekarang perusahaan Anda mempunyai dana lebih untuk dikembangkan, untuk merekrut orang-orang yang lebih berkualitas, meng-upgrade mesin/peralatan, menanam investasi di cabang-cabang yang lebih baik… Semua hal ini sangat penting untuk mempersiapkan perusahaan Anda agar bisa merebut peluang yang pasti akan datang jika keadaan ekonomi membaik.
Mengurangi Otot
Walaupun membakar kalori itu sangat disarankan, saya harus memberikan peringatan keras untuk tidak mengurangi otot Anda. Mengurangi otot hanya akan membuat perusahaan menjadi lemah, tak berdaya dan tidak bisa bergerak cukup cepat untuk merebut peluang-peluang. Bahkan, bila keadaan ekonomi membaik sekali pun, Anda malah akan tertinggal di belakang.
Bayangkan, seekor kodok yang dikurangi otot kakinya. Bagaimana ia bisa bergerak, melompat, dan merebut lalat-lalat yang beterbangan di sekitarnya? Suatu perusahaan yang menerapkan program yang ceroboh, kasar, dan merugikan semua pihak adalah sama dengan tindakan mengurangi otot–sehingga perusahaan menjadi tidak mampu untuk merebut peluang saat keadaan ekonomi membaik.
Berikut adalah beberapa contoh tindakan mengurangi otot yang benar-benar harus dihindari:
- Tindakan mengurangi biaya yang menyebabkan turunnya kualitas pelayanan kepada pelanggan. Ini bukan saatnya untuk mengecewakan pelanggan atau untuk kehilangan pelanggan. Sebaliknya, ini adalah saat untuk menjaga benar-benar pelanggan Anda yang sudah ada! Apapun tindakan pengurangan biaya yang menyebabkan turunnya kualitas pelayanan pelanggan adalah sama dengan tindakan mengurangi otot. Contohnya:
- Mengurangi jumlah staf pelayanan pelanggan, yang menyebabkan pelayanan pelanggan menjadi lama dan pelanggan menjadi kecewa.
- Mengurangi inventori/stok dimana menyebabkan stok menjadi habis. Pelanggan tidak bisa memesan dan mendapatkan produk sehingga menjadi kecewa.
- Tindakan mengurangi otot juga termasuk menahan semua insentif untuk karyawan. Hal ini bisa menyebabkan karyawan yang tadinya mempunyai motivasi bagus menjadi turun motovasinya. Lebih buruk lagi, karyawan yang kompeten akan keluar dan pindah ke perusahaan pesaing. Ini adalah tindakan mengurangi otot! Begitu Anda kehilangan karyawan-karyawan yang berkualitas, Anda akan kehilangan kemampuan untuk merebut peluang.
- Tindakan mengurangi otot juga bisa dengan secara drastis mengurangi anggaran pemasaran. Tindakan ini bisa menyebabkan perusahaan/brand Anda kehilangan pasar dan pelanggan menjadi lupa dengan Anda…. Akibat mengurangi otot.
- Lebih penting lagi, tindakan mengurangi otot juga bisa dengan cara mengabaikan pengembangan karyawan. Dengan tidak meng-upgrade kompetensi/kemampuan karyawan, maka akan menyebabkan mereka menjadi lemah dan tidak gesit (kehilangan motivasi dan menjadi tidak kompetitif) ketika keadaan ekonomi membaik.
Oleh karena itu, kesimpulannya, walaupun saya menerima dan setuju dengan tindakan mengurangi biaya di masa-masa sulit, saya perlu mengingatkan Anda sekali lagi, bahwa Anda harus membakar kalori dan bukan mengurangi otot. Bahkan, Anda harus mengurangi lemak dan memperkuat otot karena ekonomi pasti akan membaik, cepat atau lambat. Happy Burning! (James Gwee T.H., MBA.)
