Portal Lengkap Dunia Marketing

DIGITAL & TECHNOLOGY

Tips Kolaborasi Jarak Jauh Agar Operasional Bisnis Terus Berjalan

Marketing.co.id – Berita Digital | Masa depan dunia kerja hadir lebih cepat dari diperkirakan akibat pandemi Covid-19. Hasilnya, work from home telah menjadi ajang eksperimen paling besar tahun ini.

Baca Juga: Berkah WFH, ZOHO Workplace Raih 15 Juta Subcribers

Para pelaku bisnis telah didorong untuk membuat keputusan penting dan beradaptasi dengan sangat cepat untuk memastikan keamanan para pegawai. Artinya perusahaan harus melatih dan memperkuat mereka untuk menghadapi situasi seperti itu, tanpa membuat disrupsi dalam operasional dan prosesnya.

Gibu Mathwew, VP & GM Asia Pasific dari Zoho Corporation mengatakan, di tengah proses menyediakan dukungan yang cepat untuk pegawai dan pelangan, pengaturan paling penting yang harus dimiliki dalam rencana bisnis berkelanjutan adalah kemampuan untuk merelokasi sumber daya manusia atau proses-proses yang sesuai dengan prioritasnya.

Tanpa memotong operasional bisnis, business continuity manager harus tahu banyak hal dalam mengatasi segala situasi. Namun, organisasi telah tertangkap basah oleh pandemik dan banyak yang tidak yakin bagaimana memulai rencana mereka dan memastikan bahwa semuanya bisa berjalan efektif.

Baca Juga: 5 Strategi Agar Bisa Bertahan dari Resesi Ekonomi

Namun, tuturnya,  ini adalah proses yang mudah bagi penyedia Cloud IT yang memiliki data center sendiri. Durasi dalam melakukan riset dan pengembangan merupakah hal yang penting karena itu menjadi inti dari pelayanan mereka. Hari ini, rencana bisnis berkelanjutan yang menolong pelaku bisnis bertahan sangat bergantung pada back up data dan ketersediaan.

“Misalnya, pelaku bisnis kecil yang mengadopsi tool SaaS, mampu menjadi lincah saat bertransisi ke moda BCP (Business Continuity Plan) untuk bekerja dari jarak jauh. Solusi teknologi seperti tim komunikasi jarak jauh dan tool web conference, penghitung waktu, perangkat lunak secure data management, mampu menyatukan komunikasi saat bekerja dan bekerja sama saat sulit berinterasi secara fisik. Perpaduan yang tepat antara solusi perangkat lunak, digabungkan dengan eksekusi yang tepat, dapat mengurangi disrupsi dan membuat bisnis tetap berjalan seperti biasa,” ungkapnya.

Baca juga:  Adaptasi New Normal, 3 Hal Ini Harus Dimiliki Pebisnis

Dalam artikel ini Gibu membagikan delapan tips kolaborasi jarak jauh agar dapat membantu manager perusahaan memastikan operasional bisnis berjalan seperti yang direncanakan.

  1. Amankan data pada tim yang siap

Data security adalah hal yang paling diperhatikan saat pegawai bekerja dari jarak jauh. Pelanggaran tidak hanya mahal, tapi juga berdampak pada kepercayaan pelanggan, yang berpotensi menyebabkan kerusakan fatal pada brand dan reputasi perusahaan. Karena itu penting bagi kebijakan keamanan perusahaan untuk memperhitungkan tantangan yang berasal dari situasi bekerja jarak jauh dan memastikan bahwa tim menyadari konsekuensi dari penyalahgunaan data rahasia. Lengkapilah tim dengan alat privasi yang kuat, seperti sebuah VPN, browser yang aman, sebuah ad blocker, dan sebuah solusi anti-virus untuk melindungi informasi perusahaan. Pegawai juga harus menggunakan versi terbaru dari semua perangkat lunak.

Praktek lain yang patut dicoba adalah mengadopsi dua faktor otentikasi. Perusahaan sudah melihat peningkatan kebutuhan untuk memiliki lapisan tambahan keamanan dalam bentuk pin dan security question. Untuk itu, tim juga dapat mencari penyedia perangkat lunak yang menyediakan otentikasi multi-faktor. Terakhir, perusahaan harus memastikan bahwa rencana back up data tidak ditanggung oleh perusahaan yang berniat untuk memonetisasi data perusahaan.

  1. Ciptakan Proses komunikasi yang lancar

 Saat bekerja jarak jauh, komunikasi antar tim sangatlah penting. Sebagian besar kekurangan dalam kolaborasi muncul dari miskomunikasi yang seharusnya dapat dihindari, seperti respon yang tidak kontekstual atau email yang terlambat. Untuk mencapai alur komunikasi yang jelas dan cepat di antara banyak depertemen, paling baik adalah menggunakan platform dimana terdapat data di system repository sentral.

  1. Bangun rasa persahabatan antar anggota tim

 Apakah tim baru terbentuk atau tidak, manajer harus membangun semangat bersama untuk memastikan komunikasi yang lancar dan transfer pengetahuan tetap terjadi. Hal ini terutama penting saat anggota tim berada di tempat yang berbeda. Digital twinning, atau replikasi aset digital membuat informasi dapat bergerak ke seluruh fungsi secara real-time, dan implementasi strategi menjadi efektif. Para pimpinan harus mampu menciptakan topik hangat dan mendorong tim untuk berbicara dengan santai agar dapat saling mengenal satu sama lain.

  1. Jaga produktifitas tim dengan metrik yang jelas.

Umumnya orang percaya, saat tim kerja bekerja dari rumah, mereka cenderung santai. Untuk memastikan level produktifitas tetap tinggi, ciptakan metrik pengukuran performa yang jelas dengan angka (misalnya berapa jam kerja tiap representatif harus bekerja, berapa jumlah masalah pelanggan yang harus selesai, waktu resolusi, dan tingkat resolusi saat kontak pertama).

Dengan semakin banyak tim kerja yang mengerjakan pekerjaannya secara online, volume menjadi meningkat, tugas baru tumpang-tindih dengan tugas lama. Sesi pemeriksaan biasa sekarang menjadi lebih cepat dengan adanya push notification yang dikirim ke manager terkait. Perkembangan yang terdokumentasi ini mau tak mau menjadi data historis yang bisa kita lihat lagi untuk memperbaiki pengaturan alur kerja di masa depan.  Pakar pengontrolan kualitas tetap bisa berinteraksi dengan pelanggan, untuk memastikan kualitas pelayanan tidak menurun.

  1. Mendorong inklusivitas melalui kolaborasi

Untuk topik yang membutuhkan keputusan bersama, platform yang lebih intuitif mampu menghangatkan suasana virtual dan membantu memecahkan masalah. Pekerja yang lebih muda cenderung lebih familiar dengan jejaring sosial, sehingga memiliki teknologi yang biasa digunakan konsumen akan membantu memotivasi mereka di tempat kerja. Perusahaan harus mendorong tim untuk mempublikasikan pencapaian mereka dan mengenalkan gamifikasi untuk memotivasi tim kerja.

  1. Gunakan teknologi untuk mengatur pertanyaan konsumen dan pengalaman pelanggan secara keseluruhan

 Salah satu elemen terpenting dalam rencana bisnis berkelanjutan adalah manajemen layanan konsumen. Untuk memastikan ilmu disebarluaskan ke organisasi dan kefrustasian konsumen diminimalkan, mengimplementasikan keahlian yang sudah tinggi menyalurkan strategi untuk mengurangi waktu tunggu yang tidak perlu atau putar-balik. Menggunakan chatbot di situs perusahaan juga dapat mengurangi beban tim sehingga mereka bisa fokus pada masalah yang lebih penting.

 Kolaborasi juga bisa berguna di pusat layanan konsumen. Bayangkan jika bisa membagikan pembicaraan pelanggan kepada tim layanan konsumen sehingga petugas bisa dengan meninjau masalah jika ada pelanggan yang berulangkali menghubungi.  Jika diperlukan, pelatihan dukungan pelanggan juga bisa dilakukan dengan tool video conference.

  1. Siapkan penyimpanan pengetahuan internal

Menyiapkan pengetahuan dasar dengan tim perangkat lunak manajemen data atau wiki pribadi, pada lokasi yang mudah diakses dapat menolong tim menemukan jawaban yang mereka butuhkan dengan segera untuk menyelesaikan masalah. Buat anggota tim bisa melakukan editing sehingga mereka bisa memasukkan pertanyaan dan jawaban yang mereka temukan saat melakukan sambungan telepon dengan konsumen. Informasi ini juga dapat digunakan untuk membuat FAQ dan layanan mandiri lainnya, sebagi pilihan bagi konsumen di situs perusahaan atau sebuah window live chat.

Sebagai tambahan, informasi tentang semua staf, dimana pun lokasinya, juga harus up-to-date dan bisa diakses dengan mudah untuk memastikan proses komunikasi antar pegawai yang cepat dan lancar pada situasi darurat. Jika sistem IT tim SDM belum cukup canggih, bisa menggunakan formulir online sederhana sebagai cara mudah untuk mengumpulkan informasi.

  1. Mengadopsi kedisiplinan diri di antara para pekerja jarak-jauh.

Pegawai yang bekerja jarak jauh bisa lebih cepat bertindak dibandingkan kolega yang bekerja di kantor, jika target sudah ditetapkan dan mereka diharapkan untuk berkontribusi langsung terhadap bisnis. Untuk mencapai tingkat produktifitas seperti ini, pemilik bisnis harus menciptakan aturan yang jelas dan fokus pada bidang seperti proteksi data, produktifitas, manajemen waktu, dan ketersediaan.

Tool teknologi berbasis cloud bisa membantu dengan mendapatkan info kontak pegawai, memperhatikan manfaat pegawai dan layanan, memfasilitasi kolaborasi pegawai dan mendukung pelanggan. Dengan adanya kolaborasi, hal ini mendorong manajer untuk mendidik anggota tim yang penuh semangat dalam lingkungan yang penuh percaya dan keterlibatan.

Bersamaan dengan pemimpin perusahaan memulai periode bekerja jarak jauh yang berkelanjutan, tips ini dapat membantu mereka memastikan operasional bisnis yang penting untuk terus berlanjut tanpa terjadi disrupsi.

Marketing.co.id: Portal Berita Marketing dan Berita Bisnis

 

 

 

 

Click to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

To Top