www.marketing.co.id – Tidak peduli di mana pun Anda bekerja, pelaksanaan meeting (rapat) adalah bagian yang sangat penting dan harus dilakukan dari keseluruhan proses bisnis yang ada. Bila Anda seorang manajer, pemimpin tim atau koordinator proyek, Anda perlu mengadakan meeting dari waktu ke waktu untuk membagikan informasi, mengembangkan ide-ide, menyebarkan berita, atau menetapkan standar kualitas yang diperlukan.
Tips meeting: Pastikan bahwa rapat yang Anda lakukan itu benar-benar bermanfaat dan akan dapat meningkatkan produktivitas, performance, dan moral perusahaan. Berikut adalah 12 tips yang bisa dipelajari untuk mengadakan meeting dengan efektif:
1. Tentukan Apakah Perlu Diadakan Meeting.
Fakta dan kebiasaan bahwa Anda selalu mengadakan meeting setiap hari Senin pagi secara rutin, tidaklah otomatis membuat rapat itu penting dan efektif. Apakah review dari kemajuan operasi perusahaan Anda sudah seharusnya dibicarakan sekarang? Pikirkan kembali benar-benar kebutuhan dari rapat itu. Jangan sampai meeting tersebut hanya akan membuang-buang waktu dan tidak menghasilkan apa pun.
2. Tentukan Tujuan Anda.
Siapkan bahan, agenda, dan tentukan tujuan untuk meeting. Bagikan informasi ini kepada peserta jauh di muka dan undang mereka untuk menambahkan agenda mereka sendiri sebelum hari pelaksanaan rapat. Pastikan semuanya siap sebelum meeting dilakukan, atau paling tidak lakukan review pada permulaan meeting. Buatlah time frame yang jelas untuk setiap agenda yang ada.
Misalnya:
02:30 – 02:45 Bahas konferensi di Stockholm.
02:45 – 03:00 Bahas perencanaan pameran di San Francisco… dan seterusnya.
Tahapan ini akan membantu Anda tetap konsisten berada dalam jalur agenda.
3. Sediakan Waktu Seperlunya untuk Minutes of Meeting.
Bila ada notulen atau hasil dari meeting terakhir, bagikan kepada semua peserta secepat mungkin. Mintalah persetujuan dari mereka bila perlu, dan pastikan semua diskusi sudah dimengerti dengan baik oleh semua peserta dari sana. Bila masih ada hal-hal lain yang muncul dari hasil rapat itu, maka hal tersebut dimasukkan ke dalam agenda meeting berikutnya. Kebanyakan meeting terhambat karena adanya keputusan-keputusan yang tertunda akibat absennya beberapa peserta dan lain-lain, sehingga persoalan yang sama kembali muncul pada meeting berikutnya. Ingatlah mana hal-hal yang seharusnya sudah selesai dibicarakan dan mana yang masih perlu untuk dibicarakan.
4. Tetaplah Berada pada Jalur.
Mulailah tepat waktu, dan jangan mengulang bahan pembicaraan untuk orang-orang yang datang terlambat, kecuali memang benar-benar diperlukan. Gunakan white board untuk menulis isu atau poin-poin yang penting. Pisahkan hal-hal yang harus dibicarakan sekarang dan yang akan dibicarakan nanti. Tetapkan protokol meeting standar untuk peraturan-peraturan seperti adanya saat-saat tertentu untuk melakukan interupsi, tetap fokus pada topik, sampaikan segala sesuatunya dengan singkat, dan lain-lain. Pastikan waktu meeting Anda tetap produktif.
5. Izinkan Peserta untuk Keluar.
Jangan sampai ada orang yang merasa dipenjara di ruang meeting. Bila seseorang sedang tidak fokus (pikiran dan fisik berada di tempat yang berlainan), maka ia tidak akan menjadi produktif, dan malah bisa mengganggu meeting atau pekerjaan lain yang sedang berjalan. Bila Anda hanya memerlukan staf akunting Anda untuk selama dua menit, maka tawarkan kepadanya untuk datang sesuai pada waktunya dan pergi lebih cepat.
6. Pantau Waktu Anda.
Tunjuk orang yang akan mengawasi waktu selama meeting berjalan. Terutama bila rapat tersebut sering menghasilkan diskusi atau debat yang tidak ada ujungnya. Ada beberapa isu atau hal-hal yang lebih baik diselesaikan di luar ruangan daripada mengganggu meeting yang sedang berjalan. Ada juga hal-hal yang bisa diselesaikan tanpa memerlukan semua peserta untuk hadir di dalam ruangan tersebut. Orang yang memantau waktu Anda bertugas untuk memberikan sinyal bila Anda sedang tertinggal atau lebih cepat dari jadwal dan agenda yang sudah ditentukan.
7. Pastikan Semuanya Terkendali.
Bila ada argumentasi yang mulai memanas terjadi di ruang meeting, segera tengahi dan pastikan kedua belah pihak merasa didengarkan dan dimengerti. Minta penyelesaian dan kompromi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang ada. Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu untuk memastikan semuanya tetap terkendali dan menghindarkan debat-debat yang tidak perlu—yang dapat mengganggu peserta lain. Tanggung jawab ini terletak di pundak Anda.
8. Buatlah Presentasi yang Mengesankan.
Bila Anda akan memberikan presentasi dalam meeting, lakukanlah dengan menarik. Bila Anda hanya akan memberikan kuliah kepada para peserta, lakukan di tempat lain dan kirimkan memo kepada para peserta tersebut. Jangan membaca semua tulisan yang ada di slide Anda. Gunakan kontak mata dengan semua peserta, tekankan pada poin-poin yang penting, dan sampaikan dengan sesingkat mungkin. Tunjukkan bahwa presentasi Anda dapat meningkatkan produktivitas yang ada. Mintalah respon kepada semua peserta dan apa saja yang diperlukan untuk meeting berikutnya.
9. Ciptakan Kelompok-kelompok Kerja.
Lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan dengan membentuk tim atau kelompok kerja yang kecil, daripada kelompok atau tim yang mempunyai terlalu banyak orang. Dorong dan dukung para peserta untuk memilih proyek atau isu yang menarik bagi mereka. Bekerja dan pantaulah mereka secara berkala dan pastikan mereka memberikan report kepada Anda. Berikan target dan ekspektasi yang diperlukan kepada mereka.
Dua kepala memang lebih baik daripada satu, tetapi terlalu banyak kepala malah akan mempersulit keadaan.
10. Galilah Potensi dari Semua Peserta
Gunakan waktu untuk menggali potensi setiap peserta di luar meeting. Bila Anda ingin memberikan dukungan kepada peserta yang aktif, berikan dia kesempatan untuk membagi ide-ide dan pendapat. Brainstorming tidak akan memberikan hasil yang produktif bila dilakukan dengan buru-buru. Lakukanlah bila memang diperlukan.
Bila ada banyak hal yang harus dibahas dan melibatkan banyak peserta, maka pertimbangkan untuk memilah meeting jadi dua sesi. Bagi dan pisahkan masing-masing peserta dan bentuk menjadi kelompok-kelompok sesuai dengan permasalahan. Biarkan mereka berdiskusi dan membahas masalah tersebut, dan pastikan Anda menerima report mereka. Setiap kelompok akan lebih fokus membahas masalah yang lebih spesifik dan lebih berhubungan langsung dengan mereka. Dengan begitu, meeting secara keseluruhan akan berjalan lebih cepat dan lebih produktif.
11. Take A Break
Bila meeting akan berlangsung dalam waktu yang sangat lama, jangan lupa untuk mengadakan “break” pada waktu-waktu yang telah disepakati bersama. Ini akan kembali menyegarkan pikiran peserta. Meeting yang melelahkan tidak akan menghasilkan apa-apa, selain peserta yang kelelahan dan sangat ingin untuk meninggalkan ruangan. Cara yang paling jitu untuk kembali meningkatkan mood adalah memberikan makan siang, donat, kue atau minuman.
12. Buat Kesimpulan
Di akhir setiap meeting, pastikan Anda dengan cepat dan singkat mengulang semua keputusan penting yang dihasilkan. Tetapkan dan buat kesimpulan dari hasil meeting saat ini. Pastikan tanggal dan waktu untuk rapat berikutnya. Pastikan masing-masing peserta mengerti tugas dan tanggung jawab untuk pekerjaan berikutnya. Bila perlu, tetapkan agenda yang diperlukan untuk meeting selanjutnya.
Bersikaplah profesional pada setiap meeting yang Anda hadiri.
Ingatkah Anda pada saat Anda “terjebak” dalam suatu meeting yang sangat membosankan dan berpura-pura mendapat panggilan ponsel sebagai alasan untuk menyelinap keluar? Bila Anda menjadi pemimpin meeting, Anda dapat mengikuti ke-12 tips ini untuk mendapatkan respek dan semangat dari seluruh peserta.
Rencanakan dan pastikan semuanya teratur sehingga semua peserta sadar bahwa ini adalah benar-benar meeting yang penting. Pastikan masukan dari mereka benar-benar diperhatikan dan kebutuhan mereka terpenuhi. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan meeting yang sukses, peningkatan semangat peserta serta image perusahaan. (Ivan Mulyadi – dari berbagai sumber)
